El tiempo que RRHH pierde en las evaluaciones de desempeño (y por qué nadie lo está midiendo)

Si hay algo que se repite en casi todas las áreas de RRHH es la misma frase: “El proceso de evaluación me consume muchísimo tiempo.” Y no se refiere a analizar resultados, tener conversaciones o diseñar planes de desarrollo. No.

El desgaste viene de otra parte: la parte administrativa, la parte invisible, la parte que todos intentan hacer lo más rápido posible… pero que termina llevándose días enteros.

El caos que nadie mide

Cuando llega la época de evaluación, RRHH se transforma en un centro operativo:

• Preparar formularios
• Enviar instrucciones
• Actualizar listados
• Responder dudas repetidas
• Perseguir a quienes no completan
• Corregir formatos
• Organizar carpetas
• Consolidar datos que llegan en distintos archivos
• Crear reportes manuales

Es tan naturalizado este caos, que pocas veces se hace la pregunta clave: ¿Cuánto tiempo real nos está costando este proceso?

Desde Wel lo tenemos bien medido: 4 horas (en promedio) por cada colaborador dentro de la empresa. Eso quiere decir que si una empresa tiene 300 empleados son 1600 horas que la empresa destina cada vez que empieza un proceso de evaluación de desempeño. Una locura.

Ahora imagínate cuando se multiplica ese número por dos ciclos al año. O tres. Y por el salario del equipo involucrado. El resultado: costo silencioso altísimo, oculto detrás de la frase “así se hace siempre”. Son miles de horas y miles de dólares que las empresas gastan y ni siquiera son conscientes.

El problema no es la evaluación, es el proceso

Y no es que el proceso sea complejo. El problema es que está fragmentado, manual, dependiente de recordatorios humanos y atado a demasiados pasos repetitivos. Cada uno de esos pasos parece pequeño, pero juntos… se vuelven un proyecto gigante que RRHH no eligió, pero termina liderando.

Lo peor es que ese tiempo podría usarse en cosas mil veces más estratégicas:

• Diseñar programas de desarrollo
• Mejorar la experiencia del colaborador
• Trabajar con los líderes
• Alinear cultura y comportamiento
• Impulsar iniciativas de bienestar
• Incluso diseñar un mejor ciclo de desempeño

Pero no. Ese tiempo se va en recibir, ordenar y perseguir información.

El marco que siempre funciona

Cuando uno observa a las empresas que lograron simplificar este proceso, todas hicieron lo mismo: buscar formas de eliminar pasos repetitivos, no de agregar más.

• Un único formulario estándar → si hay diez versiones, hay diez procesos paralelos.
• Fechas claras y automáticas → las fechas escritas en un mail siempre se pierden.
• Recordatorios que no dependan de RRHH → el equipo no puede estar detrás de cada líder.
• Un solo lugar donde la gente completa todo → nada de archivos adjuntos y carpetas infinitas.
• Reportes que se generan solos → si el reporte depende de copiar y pegar, ya está mal diseñado.

Lo increíble es que cuando se quitan esas fricciones, el proceso no solo tarda menos… toma forma. Se vuelve predecible, ordenado, entendible Y RRHH recupera algo que vale muchísimo más que un formulario bien hecho: tiempo y enfoque.

Porque la verdad es simple: RRHH no debería pasar semanas administrando un ciclo de desempeño. Debería usar esos datos para hacer que la empresa crezca.

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